Kommunens postjournal
Kommunens inngående og utgående post registreres daglig i henhold til regler i forskrift om offentlige arkiver av 11.12.1998 (arkivforskriften). Inngående post i kommunens sentrale post/saksbehandlingssystem fordeles til saksbehandlere som har ansvar for den videre oppfølging og behandling av saken.
Postjournalen er offentlig. I de tilfeller det ikke er mulig å registrere et dokument uten å røpe opplysninger som er undergitt lovhjemlet taushetsplikt vil slike opplysninger være utelatt, jfr. arkivforskriften § 2-7, 3. ledd.
Unntak fra regelen om offentlighet gjelder i forhold til enkelte sakstyper, bl.a. barnevernsaker og saker etter lov om sosiale tjenester. Dette fremgår av forskrift til offentlighetsloven pkt. VI.
Postjournalen er vanligvis klar for innsyn tre dager etter journalføring.
Dokumenter undergitt taushetsplikt.
Hvis det er opplysninger i et enkelte dokument som i medhold av lov eller forskrift er undergitt taushetsplikt vil disse opplysningene bli unntatt fra dokumentet. Dersom dette medfører at dokumentet blir misvisende i forhold til opprinnelig innhold, eller at de unntatte opplysningene utgjør den vesentligste del av dokumentets innhold kan dokumentet i sin helhet unntas fra offentlighet, jfr. offentleglova § 12.
Også en rekke andre dokumenter kan unntas fra offentlighet etter nærmere bestemmelser i offentleglova kap 3, og Forskrift til offentleglova av 17.10.2008.
Dokumenter unntatt i hht offentlighetsloven eller forvaltningslovens § 13 er det ikke mulig å be om innsyn i. Unntak for innsyn etter § 26 5. ledd gjelder dokument som inneholder fødselsnummer eller tilsvarende. Slike dokument kan det bes om innsyn i, da vil fødselsdato o.l. være fjernet.
Dokumenter unntatt etter andre paragrafer kan det gis innsyn i, dette vurderes etter henvendelse i hvert enkelt tilfelle.